會計檔案--憑證、帳簿、報表

　　會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表以及其他會計資料等會計核算的專業材料，它是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據。《規范》第四十五條對會計檔案管理問題作出了規定。
　　一、會計檔案的范圍
　　會計檔案的范圍一般指會計憑證、會計帳簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。
　　（一）會計憑證
　　會計憑證是記錄經濟業務，明確經濟責任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記帳憑證（收款憑證、付款憑證、轉帳憑證三種）、記帳憑證匯總表、銀行存款（借款）對帳單、銀行存款余額調節表等。
　　（二）會計帳簿
　　會計帳簿是由一定格式、相互聯結的帳頁組成，以會計憑證為依據，全面、連續、系統地記錄各項經濟業務的簿籍。它包括按會計科目設置的總分類帳、各類明細分類帳、現金日記帳、銀行存款日記帳以及輔助登記備查簿等。
　　（三）會計報表
　　會計報表是反映企業會計財務狀況和經營成果的總結性書面文件，主要有主要財務指標快報，月、季度會計報表、年度會計報表，包括資產負債表、損益表、財務情況說明書等。
　　（四）其他會計核算資料
　　其他會計核算資料屬于經濟業務范疇，與會計核算、會計監督緊密相關的，由會計部門負責辦理的有關數據資料。如：經濟合同、財務數據統計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。實行會計電算化單位存貯在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。
　　二、會計檔案的裝訂和保管
　　（一）會計檔案的整理立卷
　　會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統一”的辦法，即：分類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一，并分門別類按各卷順序編號。
　　1.分類標準統一。一般將財務會計資料分成一類帳簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。
　　2.檔案形成統一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一。
　　3.管理要求統一。建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
　　（二）會計檔案的裝訂
　　會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計帳簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。
　　1.會計憑證的裝訂。一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。
　　會計憑證裝訂前的準備工作：
　　①分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全；
　　②按憑證匯總日期歸集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數；
　　③摘除憑證內的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要折疊成同記帳憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整；
　　④整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金發放單是否隨附齊全；
　　⑤記帳憑證上有關人員（如財務主管、復核、記帳、制單等）的印章是否齊全。
　　會計憑證裝訂時的要求：
　　①用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上三個針眼，實行三眼一線打結，結扣應是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記帳憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱；
　　②憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規格略大于所附記帳憑證；
　　③裝訂憑證厚度一般1.5厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。
　　會計憑證裝訂后的注意事項：
　　①每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章；
　　②在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調閱。
　　2.會計帳簿的裝訂。各種會計帳簿年度結帳后，除跨年使用的帳簿外，其他帳簿應按時整理立卷。基本要求是：
　　（1）帳簿裝訂前，首先按帳簿啟用表的使用頁數核對各個帳戶是否相符，帳頁數是否齊全，序號排列是否連續；然后按會計帳簿封面、帳簿啟用表、帳戶目錄、該帳簿按頁數順序排列的帳頁、會計帳簿裝訂封底的順序裝訂。
　　（2）活頁帳簿裝訂要求。
　　第一，保留已使用過的帳頁，將帳頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉帳夾，用質好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。
　　第二，多欄式活頁帳、三欄式活頁帳、數量金額式活頁帳等不得混裝，應按同類業務、同類帳頁裝訂在一起。
　　第三，在本帳的封面上填寫好帳目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經辦人）簽章。
　　（3）帳簿裝訂后的其他要求。
　　第一，會計帳簿應牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現象。
　　第二，會計帳簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。
　　第三，封面應齊全、平整，并注明所屬年度及帳簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總帳、現金日記帳、銀行存（借）款日記帳、分戶明細帳。
　　第四，會計帳簿按保管期限分別編制卷號，如現金日記帳全年按順序編制卷號；總帳、各類明細帳、輔助帳全年按順序編制卷號。