2011湖北會計證《財經法規》考點講義-會計檔案管理

十、會計檔案管理
　　(一)會計檔案的范圍和種類
　　1.會計檔案，指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告以及其他會計資料等會計核算的專業材料。注意：財務預算、計劃、制度等文件材料屬文書檔案，而非會計檔案。
　　(1)會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證;
　　(2)會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片賬、輔助賬簿，其他會計賬簿;
　　(3)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告;
　　(4)其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
　　(二)會計檔案的歸檔和移交
　　1.各單位每年形成的會計檔案，都應由會計部門按照歸檔的要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
　　2.當年形成的會計檔案，在會計年度終了，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿之后，原則上應由財務會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管;未設立檔案部門的，應當在財務會計部門內部指定專人保管。
　　3.移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應當會同原財務會計部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。
　　【例題·單選題】各單位每年形成的會計檔案，都應由( )負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
　　A.會計機構
　　B.檔案部門
　　C.人事部門
　　D.指定專人
　　[答案]A
　　4.會計檔案應當積極為本單位提供和利用。會計檔案原件不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。
　　【例1-3-11】 審計人員在對某公司的會計報表進行審計時，為核實一項長期掛賬的應付賬款，需要查閱以前年度的會計資料，但該公司以會計資料已經歸檔、由專人保管為借口拒絕審計人員查閱。問該公司的理由是否充分?[解析]會計檔案的本質就是保存備查的反映經濟業務活動的重要史料和證據，是供將來必要時查閱的，因此，該公司以會計資料已經歸檔為借口拒絕審計人員查閱是不應該的。審計人中在審計過程中有權對被審計單位的會計資料進行審計，有權查閱會計檔案，但是借閱會計檔案時，應辦理相應的借閱手續。
　　(三)會計檔案的保管期限
　　會計檔案保管期限分為永久和定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年和25年五類，保管期限從會計年度終了后第一天算起。
　　(四)會計檔案的銷毀
　　1.編造會計檔案銷毀清冊
　　會計檔案保管期滿需要銷毀時，由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。
　　2.單位負責人簽署意見——單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
　　3.專人負責監銷
　　銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷;國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷;財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員監銷。
　　監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人
【例題·單選題】武漢市財政局銷毀保管期滿的會計檔案時，應由( )派人監銷。
　　A.武漢市財政局會計處
　　B.湖北省財政廳
　　C.武漢市審計局
　　D.武漢市財政局監督處
　　[答案]C
　　4.不得銷毀的會計檔案
　　對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證，以及涉及到其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
　　正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀，等到項目辦理竣工決算后按規定的交接手續交給項目的接受單位進行妥善保管。
　　【例1-3--12】 甲公司2004年度發生下列事項：
　　(1)3月檔案科會同會計科對企業會計檔案進行了清理，編造會計檔案銷毀清冊，將保管期已滿的會計檔案按規定程序全部銷毀，其中包括一些保管期滿但尚未結清債權債務的原始憑證。
　　(2)5月，會計科在例行審核有關單據時，發現一張購買計算機的發票，其“金額”欄中的數字有更改理象，經查閱相關買賣合同、單據，確認更改后的金額數字是正確的，于是要求該發票的出具單位在發票“金額”欄更改之處加蓋出具單位印章。之后，該公司予以接受并據此登記入賬。
　　(3)10月，公司財務會計報告經主管財會工作的總會計師、會計科長簽名并蓋章后報出，公司董事長王 某未在財務會計報告上簽章。
　　要求：
　　(1)該公司銷毀會計檔案是否符合規定?簡要說明理由。
　　(2)該公司對購買計算機的發票的處理是否符合法律規定?說明理由。
　　(3)該公司董事長王 某是否應當在對外報出的財務會計報告上簽名并蓋章??簡要說明理由。
　　[解析]
　　(1)該企業銷毀會計檔案中有違法之處。依據法律規定，對于保管期滿但未結清的債權務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，而應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止，所以，并非保管其滿的會計檔案一律銷毀。
　　(2)該企業對購買計算機的發票的處理不符合法律規定。因為，法律規定，原始憑證記載的各項內容均不得涂改，原始憑證有錯誤的，應當由出具單位重開或者更正，更正處應當加蓋出具單位印章，原始憑證金額有錯誤的，應當由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。該企業購買計算機的發票是金額有錯誤，不能更正而應重開。
　　(3)應當簽名并蓋章。根據《會計法》的規定，單位負責人應當保正本單位財務會計報告真實、完整，單位負責人應當在財務會計報告上簽名并蓋章
【例題·多選題】保管期滿，不得銷毀的會計檔案有( )。
　　A.未結清的債權債務原始憑證
　　B.正在建設期間的建設單位的有關會計檔案